Futuribilità grazie al design: ripensare il funzionamento delle organizzazioni
Come sarebbero e come funzionerebbero aziende se fossero progettate consapevolmente?
Probabilmente sarebbero più efficienti, più adattabili e più a misura d'uomo.
La realtà è però diversa: molte aziende sono cresciute nel corso del tempo e non sono state progettate consapevolmente. Nessuno sa esattamente come funzionano, ma in qualche modo funzionano. Ed è proprio questo il problema.
Il risultato: vengono ideati processi ombra per mantenere l'azienda in funzione. La collaborazione è difficile perché ogni reparto persegue i propri obiettivi. Le linee guida, i valori, la visione, la missione e gli obiettivi aziendali esistono solo sulla carta e sappiamo bene che la carta è paziente.
In qualità di CEO, dirigente, esperto nel campo delle risorse umane (HR) o dello sviluppo organizzativo, probabilmente conosci bene queste sfide.
È proprio questo l'argomento di questo articolo. Perché le organizzazioni non devono solo essere sviluppate, ma anche progettate consapevolmente.
Le organizzazioni devono affrontare sfide fondamentali
Studi consolidati come il Gallup Engagement Index, lo studio di Kienbaum sulla strategia e l'organizzazione delle risorse umane e le tendenze del capitale umano di Deloitte dimostrano che qualcosa non funziona nelle nostre aziende.
E questo nonostante il tempo e il denaro investiti nel loro sviluppo.
5 cause fondamentali dei problemi organizzativi
Qual è il motivo? Dalla mia esperienza e dal confronto con i colleghi emergono cinque cause:
- Mancanza di consapevolezza di come funziona il cambiamento.
- L'effetto delle iniziative svanisce perché non sono strutturalmente radicate.
- Attenersi a disegni organizzativi che non sono più al passo con i tempi o non sono adatti all'organizzazione.
- Focus sui dipendenti invece che sul sistema.
- I problemi vengono considerati e risolti in modo isolato, invece di concentrarsi sul sistema nel suo complesso.
In sintesi, si può affermare che i problemi organizzativi sorgono quando si trascurano le interconnessioni sistemiche e le iniziative di cambiamento non vengono concepite nel contesto del sistema nel suo complesso.
Ciò che manca è la consapevolezza fondamentale che
le organizzazioni sono sistemi viventi e modellabili.
Progettazione organizzativa vs. sviluppo organizzativo: qual è la differenza?
Anche io ho avuto bisogno di tempo per capire la differenza. Se non la conoscete (ancora), siete in buona compagnia. Tuttavia, conoscerla è vantaggioso.
Lo svantaggio è che non esiste una definizione universalmente accettata né per la progettazione organizzativa né per lo sviluppo organizzativo.
Il vantaggio è che esistono dei punti in comune, dai quali ho derivato la mia definizione.
Cosa significa progettazione organizzativa?
La progettazione organizzativa è un approccio sistematico che comprende il lavoro consapevole e orientato al futuro sulle strutture formali e informali di un'organizzazione. Si tratta di progettare un'architettura di interazione.
Le aziende, i veicoli e gli edifici hanno una cosa in comune: a seconda del loro scopo e della loro funzione, devono essere concepiti e progettati in modo diverso. La collaborazione ottimale dei rispettivi componenti è determinante per il loro corretto funzionamento.
Un'azienda industriale funziona in modo diverso da un'azienda di software.
Entrambi i tipi di aziende sono costituiti dagli stessi componenti, che sono simili ma fondamentalmente diversi tra loro. A seconda di come sono progettati e collegati tra loro, si crea un'architettura di interazione. Questa è determinante per il funzionamento dell'organizzazione.
La progettazione organizzativa si concentra sull'architettura dell'azienda, che a sua volta influisce sul comportamento delle persone.
Cosa significa sviluppo organizzativo?
Lo sviluppo organizzativo è un approccio sistematico che comprende il lavoro consapevole e basato sulle scienze comportamentali sui processi individuali e organizzativi. Si tratta di sviluppare l'efficacia nell'interazione tra persone e organizzazione.
Le persone si comportano in modo diverso a seconda delle condizioni quadro in cui si trovano; il loro comportamento dipende dal contesto. Si orientano ai comportamenti desiderati.
Finché le condizioni quadro in cui si trovano le persone rimangono invariate, il loro comportamento non cambierà e le iniziative di cambiamento rimarranno inefficaci.
Lo sviluppo organizzativo si concentra sul comportamento delle persone nelle organizzazioni.
La differenza che fa la differenza
La progettazione organizzativa ha le sue radici nella teoria del management e si concentra sul sistema.
Lo sviluppo organizzativo ha le sue radici nella psicologia e si concentra sul comportamento delle persone.
Come regola mnemonica ho elaborato la seguente metafora: La progettazione organizzativa è responsabile dell'architettura dell'edificio. Lo sviluppo organizzativo riempie l'edificio di vita.
Sono le domande e le sfide fondamentali che distinguono i due approcci.
La combinazione di entrambi gli approcci garantisce che le aziende rimangano chiaramente strutturate, ma anche flessibili, umane e quindi pronte per il futuro.
In sostanza, si tratta di due facce della stessa medaglia.
Molte aziende sono strutturalmente sottosviluppate
Non è affatto un'affermazione negativa, ma una constatazione.
La maggior parte delle organizzazioni è cresciuta in modo organico, si è evoluta, ma non è mai stata progettata consapevolmente.
Nel corso del tempo:
- i suoi componenti sono cambiati,
- ne sono stati aggiunti di nuovi
- e le sfide che le aziende devono affrontare oggi sono diverse rispetto a quelle di un decennio fa.
Senza un processo consapevole di progettazione e sviluppo organizzativo, questa dinamica può compromettere in modo significativo la performance e la capacità di adattamento di un'azienda.
La crescita porta ad adeguamenti senza un piano generale e questi, a loro volta, portano a una struttura che assomiglia più a un cantiere che a un'organizzazione ben progettata.
- I componenti dell'organizzazione non interagiscono in modo ottimale. Ne conseguono priorità poco chiare e zone grigie che devono essere compensate da un maggiore impegno da parte dei collaboratori.
- La molteplicità di componenti diversi e non coordinati tra loro fa perdere la visione d'insieme. Ciò comporta una perdita di efficienza.
- Vengono introdotte regole e procedure aggiuntive per paura di perdere il controllo. Queste portano a una burocrazia dilagante che causa costi aggiuntivi, poiché è necessario monitorarne il rispetto.
Molte organizzazioni si trovano ad affrontare questi sintomi, che sono espressione di problemi di progettazione.
Progettare le organizzazioni significa progettare il futuro
Oggi le aziende devono affrontare una serie di sfide.
Per affrontare efficacemente queste sfide, le organizzazioni devono essere adattabili, chiaramente strutturate e capace di apprendere. Ciò può essere ottenuto solo attraverso una progettazione ponderata e consapevole.
Una progettazione organizzativa orientata al futuro consente:
- processi decisionali chiari con responsabilità decentralizzate
- strutture flessibili e adattabili
- chiarezza in merito a compiti, ruoli e collaborazione
- interfacce chiaramente definite che consentono una collaborazione senza intoppi
- spazio per lo sviluppo e l'innovazione all'interno di un quadro definito
La progettazione organizzativa non è un progetto una tantum, ma un processo continuo che inizia con la percezione e la comprensione dell'organizzazione come un sistema dinamico e modellabile.
Conclusion and outlook
Il collegamento tra progettazione organizzativa e sviluppo organizzativo consente alle aziende di affrontare con efficacia le sfide presenti e future.
La progettazione organizzativa crea un'architettura efficace. Lo sviluppo organizzativo consente una collaborazione efficace.
Questa visione costituisce la base della mia filosofia di progettazione organizzativa olistica.
Abbiamo bisogno di organizzazioni che creino un vero valore aggiunto. Luoghi in cui il lavoro sia più facile e che offrano spazi per l'incontro e la collaborazione.
Come sarebbe e come funzionerebbe la vostra organizzazione se poteste progettarla consapevolmente?
Nel prossimo articolo mi occuperò della domanda:
Progettazione organizzativa: il compito più sottovalutato della leadership?
