Gesture il cambiamento con Puzzle Transformation: Un approccio sistemico
Il cambiamento è dinamico e continuo. Ma come è possibile gestire i processi di cambiamento senza perdere il controllo?
Parte della risposta sta nel fatto che la Puzzle Transformation si basa sul principio del ciclo di regolazione, in particolare sull'autoregolazione e sul feedback. Ciò crea un processo di cambiamento flessibile e adattabile, che non si basa sul controllo gerarchico, ma sulla gestione tramite struttura.
Ciascuno dei cinque elementi costitutivi presentati nell'articolo [Puzzle Transformation: un sistema operativo per il cambiamento] svolge una funzione chiaramente definita:
- Chiarimento degli obiettivi / visione: cosa vogliamo raggiungere?
- Diagnosi del sistema / realtà: a che punto siamo attualmente?
- Progettazione delle misure / pianificazione: attraverso quali misure vogliamo raggiungere il nostro obiettivo?
- Implementazione / Attuazione: come possiamo attuare in modo efficiente?
- Risposta del sistema / Cambiamento: cosa funziona e cosa no?
La struttura dei circuiti di regolazione master e secondari segue la logica frattale. Ogni processo parziale riflette in piccolo la struttura dell'intero sistema.
La funzione dei circuiti di regolazione
I circuiti di regolazione esercitano su di me un fascino particolare.
La loro struttura è semplice, ma capace di complessità senza essere inutilmente complicata. Grazie alla loro auto-similarità, è sufficiente interiorizzare una volta il principio del circuito di regolazione cibernetico per poterlo trasferire a diversi sottosistemi all'interno dell'organizzazione.
La suddivisione in circuito di regolazione principale e secondario protegge il sistema dal sovraccarico.
I compiti del circuito di regolazione principale
Quanto tempo hanno a disposizione i leader nella routine aziendale quotidiana per occuparsi di questioni strategiche?
Per esperienza personale posso dirvi: troppo poco. Riunioni, decisioni, problemi che sorgono all'improvviso e la gestione delle e-mail lasciano poco spazio alle questioni veramente importanti. Nei processi di cambiamento, i dirigenti sono coinvolti più del solito nelle attività operative.
Ciò compromette la qualità delle decisioni prese.
I compiti principali del circuito di regolazione master sono:
- garantire la stabilità (attraverso un orientamento comune / coerenza) senza cadere nella microgestione,
- consentire la scalabilità senza sovraccaricare le persone e il sistema,
- garantire il controllo senza perdere il controllo.
Il circuito di controllo master crea lo spazio affinché la leadership possa concentrarsi nuovamente sui compiti per cui è stata concepita: fornire orientamento, creare condizioni generali e svolgere un lavoro (strategico) orientato al futuro.
I compiti dei sottocircuiti di regolazione
Quanto margine di manovra rimane ai team delle unità operative nei processi di cambiamento?
Anche in questo caso la mia risposta è: troppo poco. Priorità poco chiare portano al multitasking, gli obiettivi rimangono astratti, la responsabilità dell'attuazione viene delegata senza autorità decisionale e le possibilità di manovra sono limitate. Se le persone non riescono a comprendere il senso delle iniziative di cambiamento, inevitabilmente nasce la resistenza.
La resistenza frena le iniziative di cambiamento, oppure l'organizzazione finisce in una spirale di cambiamento apparentemente infinita che porta alla frustrazione e alla rassegnazione.
I compiti principali dei sottocircuiti di regolazione sono:
- attuare le misure definite nei settori in cui si desidera apportare cambiamenti,
- consentire l'adattabilità senza disgiungersi dal quadro generale,
- garantire la rilevanza pratica attraverso lo sviluppo di soluzioni contestualizzate.
I sottocircuiti di regolazione offrono alle persone all'interno del sistema la possibilità di contribuire al cambiamento diventando co-architetti del processo. All'interno di un quadro definito si creano spazi liberi per un'attuazione operativa autonoma.
Confronto diretto tra circuito di regolazione principale e sottocircuiti di regolazione
| Circuito di regolazione principale | Sottocircuiti di regolazione | |
|---|---|---|
| Funzione | Regolazione e orientamento strategico | Adattamento contestuale e implementazione |
| Focus I | Strategico: esterno e futuro | Operativo: interno e presente |
| Focus II | Strategico: visione, principi, orientamento, coerenza | Operativo: misure, soluzioni, rilevanza pratica |
| Responsabilità | Gestione strategica e leadership | Team e unità operative |
| Livello | Sistema complessivo | Sottosistema |
| Compiti principali | - Stabilità attraverso orientamento comun - Consentire la scalabilità - Garantire la regolazione |
- Elaborazione dettagliata e attuazione delle misure - Adattamento senza disaccoppiamento - Garantire la rilevanza pratica |
| Flusso di feedback | Integra le conoscenze acquisite dai sottocircuiti di regolazione per l'ulteriore sviluppo | Informa il circuito di regolazione principale in merito all'effetto, all'esperienza e agli ostacoli |
| Vantaggi | Stabilità, alleggerimento del carico di lavoro della direzione | La co-creazione aumenta il senso di appartenenza e la qualità dell'attuazione |
„L'arte del progresso consiste nel mantenere l'ordine nel mezzo del cambiamento e il cambiamento nel mezzo dell'ordine.“ Alfred North Whitehead
Modularità per
gestire la complessità
La modularità è una strategia collaudata per gestire la complessità. Puzzle Transformation utilizza questo principio.
Più i progetti di cambiamento sono ampi, maggiore è il rischio di perdere la visione d'insieme o di burocratizzare eccessivamente il processo per mantenerlo gestibile. La modularità offre un'alternativa. Sia i circuiti di regolazione master che quelli secondari funzionano come moduli indipendenti. Grazie alla loro struttura autosimile (frattale), funzionano come unità autonome collegate al sistema complessivo tramite feedback loop che fungono da meccanismi di regolazione.
In pratica questo significa che:
- Esiste un circuito di regolazione master centrale,
- al quale sono collegati uno o più circuiti di regolazione secondari.
- Il circuito di regolazione master definisce le informazioni necessarie per il controllo e il processo decisionale e
- i circuiti di regolazione secondari le forniscono.
Grazie alla chiara focalizzazione di ogni circuito di regolazione su un rispettivo “sistema in primo piano”, la complessità viene ridotta e quindi resa gestibile. Regolari coordinamenti assicurano che non si creino soluzioni isolate che non si adattano al sistema complessivo, che il processo rimanga controllabile e che avvenga un apprendimento continuo.
La modularità punta sulla decentralizzazione, grazie alla quale i processi di cambiamento rimangono adattabili e flessibili senza diventare instabili.
Conclusioni e prospettive
La Puzzle Transformation è un sistema operativo per il cambiamento che combina il controllo centrale con l'implementazione decentralizzata e riduce i rischi attraverso la modularizzazione.
Grazie alla suddivisione in circuiti di regolazione con responsabilità chiare, i processi di cambiamento acquisiscono struttura e rimangono comunque adattabili e capaci di apprendimento. I dipendenti diventano co-architetti del cambiamento, riducendo così il rischio di resistenza al cambiamento.
La struttura autosimile (frattale) e il funzionamento dei circuiti di regolazione assicurano che il processo sia compreso a tutti i livelli dell'organizzazione. Puzzle Transformation diventa così un sistema operativo per il cambiamento, che consente all'azienda di integrare l'adattabilità nel proprio DNA aziendale.
Una delle sfide più grandi nei processi di cambiamento è decidere dove devono avvenire i cambiamenti. Questo argomento sarà trattato nel prossimo articolo e illustrato sulla base dei tre moduli di Vector3.
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