Puzzle Transformation: Un sistema operativo per il cambiamento
Perché i progetti di cambiamento falliscono nonostante un'attenta pianificazione? È colpa dei dipendenti o è il modo in cui vengono concepiti i cambiamenti?
Noi esseri umani siamo maestri del cambiamento, ma nel contesto aziendale spesso le cose stanno diversamente. I progetti falliscono per motivi diversi, che non hanno nulla o poco a che vedere con le persone.
L'ultimo articolo trattava della sostenibilità delle organizzazioni e il ruolo della progettazione organizzativa in questo contesto. Un aspetto importante non è stato però approfondito. A causa dei cambiamenti nel loro ambiente, le aziende devono adattarsi continuamente per rimanere competitive a lungo termine.
Mentre in passato i cambiamenti erano piuttosto eccezionali, oggi sono all'ordine del giorno a causa dei cambiamenti geopolitici, sociali ed economici.
I modelli di cambiamento forniscono un orientamento ai processi di cambiamento. A causa della loro suddivisione in fasi, i modelli di cambiamento classici non soddisfano più i requisiti richiesti.
Per questo motivo, presento qui un modello alternativo e adattivo che ho chiamato Puzzle Transformation. Si basa su adattabilità, decentralizzazione e apprendimento continuo. Il prossimo articolo mostra come
funziona Puzzle Transformation nel processo di cambiamento.
Perché abbiamo bisogno di modelli di cambiamento?
In sostanza, non ne abbiamo affatto bisogno, perché hanno principalmente una funzione psicologica.
I cambiamenti sono sempre associati a incertezza per le aziende e i loro dipendenti. La nostra naturale curiosità ci spinge a capire cosa sta succedendo e, quando questa conoscenza manca, ciò porta a stress e insicurezza.
I modelli di cambiamento sono una strategia per affrontare questa incertezza. Illustrano ciò che sta accadendo e rendono così il processo comprensibile. Grazie alla loro struttura logica in fasi, trasmettono un senso di sicurezza e orientamento.
I modelli di cambiamento classici rappresentano il cambiamento come un processo lineare che non esiste nella realtà.
Modelli di cambiamento classici: un'illusione di controllo
Cosa possiamo controllare direttamente noi esseri umani? Se siamo onesti, poco.
Lo stesso vale per i processi di cambiamento. Le persone seguono le proprie strategie per affrontare il cambiamento e hanno bisogno di tempi diversi per farlo. Questo aspetto viene spesso trascurato nei modelli di cambiamento classici.
Che si tratti del:
- del modello di gestione del cambiamento di Lewin,
- della curva del cambiamento di Kübler Ross o
- del processo in 8 fasi di Kotter per guidare il cambiamento, su cui si basano molte iniziative di cambiamento.
Questi modelli trasmettono l'idea che:
- il cambiamento avvenga in modo lineare e per fasi.
- il cambiamento sia impositivo dall'alto e che i collaboratori siano principalmente destinatari del cambiamento.
- i progetti debbano essere pianificati a livello centrale e attuati in modo rigoroso.
- il cambiamento rappresenti una situazione eccezionale che si conclude in un determinato momento.
- solo un piano chiaro e a lungo termine porta al successo desiderato, senza spazio per la riflessione o l'innovazione.
Leggendo questi modelli, avrete notato che queste ipotesi hanno poco a che vedere con la realtà.
Il cambiamento è dinamico
Il cambiamento non è uno stato eccezionale, ma la nuova normalità.
Le organizzazioni orientate al futuro lo hanno capito e hanno iniziato a considerare l'adattabilità come una competenza fondamentale e a svilupparla sistematicamente.
Perché il cambiamento è dinamico e continuo.
Ciò significa che dobbiamo iniziare a ripensare il cambiamento:
- Il cambiamento avviene contemporaneamente su più livelli, sia a livello organizzativo che umano e individuale.
- Co-creazione per coinvolgere attivamente i dipendenti nel processo, rendendoli co-creatori.
- Attuazione di micro iniziative di cambiamento che, interagendo tra loro, danno forma al quadro generale.
- Apprendimento e adattamento continuo per poter reagire in modo flessibile alle mutate esigenze.
- Decentralizzazione delle responsabilità per consentire reazioni rapide e adeguate alla situazione.
- Integrazione delle conoscenze neuroscientifiche per comprendere meglio le reazioni umane ai cambiamenti.
- Creazione di spazi di riflessione per dare alle persone la possibilità di scambiarsi idee.
- Creazione di spazi per l'innovazione, per affrontare le sfide in modo creativo.
- Applicazione del pensiero sistemico, per comprendere meglio le interazioni e la complessità all'interno dell'organizzazione.
Per affrontare il cambiamento in modo costruttivo è necessario un ripensamento fondamentale del modo in cui funziona il cambiamento.
Un unico modello di cambiamento non è in grado di soddisfare tutte le esigenze. Ne sono consapevole.
Tuttavia, è utile per le aziende lavorare con un modello che soddisfi le mutate esigenze.
Puzzle Transformation: un modello di cambiamento adattivo per sistemi complessi
Ho chiamato il modello di cambiamento da me ideato Puzzle Transformation.
Puzzle Transformation è applicabile a tutti i livelli dell'organizzazione e si basa sui principi dell'OODA Loop (Observe, Orient, Decide, Act) di John Boyd.
Il modello è costituito da un circuito di regolazione principale e da uno o più circuiti di regolazione secondari. Il circuito di regolazione principale ha una funzione strategica e controlla l'intero processo. Nei circuiti secondari avviene l'attuazione operativa e l'elaborazione dettagliata dei progetti.
Nella prima fase, quella di determinazione, vengono identificati il livello e l'unità in cui deve avvenire il cambiamento. Ciò può avvenire sia dall'alto verso il basso che dal basso verso l'alto.
Le cinque fasi di Puzzle Transformation
Entrambi i circuiti di regolazione sono costituiti dalle seguenti cinque fasi:
- Visione - sviluppare un'immagine del futuro: sviluppo di un'immagine chiara del futuro che funga da punto di riferimento.
- Realità - omprendere la situazione attuale: comprendere a che punto si trova attualmente l'organizzazione. Tra visione (obiettivo) e realtà si crea un campo di tensione creativo.
- Pianificazione - definire le misure: vengono definite le misure attraverso le quali si intende raggiungere lo stato desiderato e superare il campo di tensione creativo.
Questo passo rappresenta l'interfaccia tra il circuito di controllo principale e quello secondario.
4. Attuazione - attuare le misure: le misure vengono attuate gradualmente sotto forma di progetti per non sovraccaricare il sistema. È paragonabile all'assemblaggio dei pezzi di un puzzle che formano l'immagine completa.
Questo è il motivo per cui ho chiamato questo modello “Puzzle Transformation”, che è più simile a un sistema operativo per il cambiamento.
5. Cambiamento - risposta del sistema: osservare se le misure hanno portato al cambiamento desiderato. Il cambiamento influisce sulla visione (l'obiettivo), chiudendo il cerchio e ricominciando da capo.
Va notato che, da un punto di vista sistemico, i cambiamenti possono verificarsi immediatamente (successo immediato), con un ritardo (successo ritardato) o non verificarsi affatto (fallimento).
In caso di ritardi, è consigliabile che le aziende non entrino immediatamente in modalità panico, ma osservino il sistema.
Apprendimento e adattamento attraverso i feedback loop
I feedback loop assicurano che le informazioni giuste arrivino nella giusta misura ai posti giusti.
Nella Puzzle Transformation ne sono presenti tre. I feedback dei team (sottocircuiti di regolazione) confluiscono nel quadro generale, rendendo il cambiamento un processo iterativo e adattabile. Il circuito di regolazione principale (strategico) ha il compito di controllare il processo. I sottocircuiti di regolazione (operativi) hanno il compito di elaborare e realizzare i progetti in modo dettagliato.
I feedback loop collegano entrambi i circuiti di controllo, che agiscono come un'unica entità.
Conclusioni e prospettive
Il cambiamento è diventato la nuova normalità. Le aziende lo riconoscono e sviluppano l'adattabilità come competenza fondamentale, integrandola nel DNA aziendale. Puzzle Transformation offre un sistema operativo che, grazie ai feedback loop integrati, è adattabile, capace di apprendere e di gestire la complessità.
Desiderate approfondire gli argomenti presentati per la vostra organizzazione?
Sarò lieto di accompagnarvi in questo percorso. Fissate un’appuntamento per discutere le vostre domande e richieste.
Siete curiosi di sapere
come
funziona Puzzle Transformation nella pratica? Troverete la risposta a questa domanda nella prossima serie di blog.
