Progettazione organizzativa: il compito più sottovalutato della leadership?
La strategia è importante. Ma a cosa serve la strategia migliore se l'organizzazione non è in grado di attuarla?
Questo è uno dei motivi per cui circa il 70% di tutte le strategie non vengono attuate o non raggiungono i risultati desiderati.
Nel precedente articolo ho spiegato perché le organizzazioni devono essere progettate e non solo sviluppate.
L'organizzazione di un'azienda determina in modo decisivo quali strategie sono realizzabili e quali no.
I leader hanno una grande responsabilità in questo senso, poiché con le loro decisioni e priorità gettano le basi organizzative che rendono possibile l'attuazione.
Strategie diverse richiedono configurazioni organizzative diverse.
Molte aziende cercano tuttavia di attuare nuove strategie all'interno delle strutture e dei metodi di lavoro esistenti.
A ciò si aggiunge il fatto che i cicli strategici si stanno accorciando sempre più. La domanda centrale non è più se un'azienda sia in grado di attuare la propria strategia, ma se sia in grado di perseguire contemporaneamente più opzioni strategiche.
La risposta dipende dall'organizzazione, o più precisamente dalla sua configurazione.
In questo articolo scoprirete cosa significa progettare un'organizzazione, perché è molto più che lavorare su un organigramma e perché è uno dei compiti più importanti della leadership.
Progettazione organizzativa: molto più che lavorare sull'organigramma
La progettazione organizzativa è molto più che spostare caselle nell'organigramma o ottimizzare mansionari.
La progettazione organizzativa è un approccio sistematico che comprende il lavoro consapevole e orientato al futuro sulle strutture formali e informali di un'organizzazione.
L'obiettivo è quello di organizzare l'interazione di tutte le parti dell'organizzazione in modo tale che l'azienda nel suo complesso:
- sia efficiente - come base per il successo economico,
- rimanga capace di apprendere - per imparare continuamente dagli errori, dalle conoscenze e dai feedback,
- diventi adattabile - per poter reagire in modo flessibile ai cambiamenti,
- diventi capace di gestire la complessità - per affrontare in modo costruttivo la complessità,
- e quindi rimanga perpetuabile - ovvero efficace e competitiva non solo oggi, ma anche in futuro.
Si tratta di progettare consapevolmente un'architettura dell'interazione.
Comprendere le organizzazioni come sistemi sociali
Organizzazioni sono sistemi sociali che nascono quando più persone perseguono un obiettivo comune.
Più persone sono coinvolte, più difficili diventano il coordinamento e la collaborazione e più importante diventa il ruolo dei leader, il cui compito è quello di creare le condizioni quadro in cui la collaborazione possa avere successo.
Ecco una piccola selezione di domande che danno sempre adito a discussioni intense:
- Chi fa cosa? (Divisione del lavoro)
- Quali ruoli sono necessari? (Job Architecture)
- Chi decide cosa? (Poteri decisionali)
- Chi coordina chi? (Leadership)
- Chi ha bisogno di quali informazioni? (Comunicazione)
- Chi riceve cosa? (Compensazione)
- Quali interfacce esistono? E funzionano? (Collaborazione)
- Quali compiti e poteri decisionali sono attribuiti a quale livello?
- Cosa viene deciso a livello centrale e cosa a livello decentralizzato? (Gerarchia vs. autonomia)
Cercate di trovare le risposte a queste domande per il vostro ambito di competenza. Vi accorgerete che non è affatto facile.
Ma sono proprio queste risposte a creare le condizioni in cui la leadership e il lavoro diventano più facili, trasformando la progettazione organizzativa in uno strumento strategico.
La sfida: richiedono compromessi e più aree sono coinvolte, migliore deve essere il loro coordinamento affinché l'organizzazione funzioni come un sistema unico.
Progettare consapevolmente invece di organizzare a casaccio
Molte aziende “organizzano senza pensare”, senza riflettere consapevolmente sul proprio design organizzativo o sulle conseguenze delle proprie decisioni.
È come continuare a costruire una casa senza prima guardare la pianta. Invece di procedere con un piano chiaro, si improvvisa, con tutte le conseguenze che ciò comporta per le persone che ci lavorano.
Che sia stato progettato consapevolmente o sia il risultato di un processo storico. Ogni azienda ha un design specifico e funziona secondo i principi in base ai quali è stata progettata.
La domanda centrale per i leader è quindi: Il nostro design organizzativo è ancora adeguato alla realtà e alle sfide che dobbiamo affrontare oggi e in futuro?
I leader dovrebbero mettere regolarmente in discussione e verificare questa situazione prima che i problemi strutturali rallentino l'organizzazione.
Sintomi: quando è consigliabile una riprogettazione
“Il 94 % dei problemi nelle aziende è di natura sistemica e solo il 6% è causato dalle persone.” W. Edwards Deming
Sintomi tipici dei problemi di natura sistemica:
- la responsabilità viene scaricata da una parte all'altra (zone grigie)
- le decisioni richiedono troppo tempo
- burocrazia eccessiva
- ruoli e responsabilità poco chiari
- i team lavorano in modo disorganizzato
- i team perseguono obiettivi diversi (mentalità a compartimenti stagni)
- sorgono conflitti alle interfacce
- priorità poco chiare
- troppe riunioni senza valore aggiunto
- i leader sono sovraccarichi di compiti operativi
- strutture e processi poco chiari o troppo complicati
Tutti questi sintomi hanno la loro causa nell'organizzazione stessa - ed è proprio qui che entra in gioco la progettazione organizzativa.
Progettazione organizzativa - l'architettura sostenibile della collaborazione
L'obiettivo della progettazione organizzativa è lo sviluppo consapevole di un'architettura sostenibile della collaborazione.
La domanda sul dove, ovvero l'orientamento e lo sviluppo dell'azienda, trova risposta nella sua strategia.
La progettazione organizzativa, invece, risponde alla domanda sul come: come viene attuata la strategia? In questo contesto, la progettazione organizzativa svolge un ruolo centrale.
Le organizzazioni, che si tratti di un team o di un gruppo aziendale, seguono un piano costruttivo composto dagli stessi elementi fondamentali.
Per l'efficacia del design organizzativo è determinante il modo in cui questi elementi vengono progettati e collegati tra loro.
Progettazione organizzativa contestualizzata: non esiste una ricetta pronta all'uso per il successo
La progettazione organizzativa dipende sempre dalle condizioni generali, ovvero dal contesto in cui opera l'organizzazione. Non esistono quindi best practice universalmente valide o un “miglior” design organizzativo.
Gli aspetti da considerare sono:
- la strategia aziendale
- il grado di maturità dell'organizzazione
- il modello di business
- le persone che lavorano nell'organizzazione
- l'ambiente con cui l'organizzazione si confronta
Holacracy, auto-organizzazione o principi agili non sono ricette miracolose, ma hanno senso solo se si adattano al contesto e alle esigenze dell'organizzazione.
La progettazione organizzativa come processo continuo
La progettazione organizzativa è un processo continuo, poiché le organizzazioni e il loro contesto sono in continua evoluzione:
- nuove tecnologie,
- nuove strategie,
- nuovi mercati,
- nuovi prodotti,
- nuovi collaboratori
- o nuove sfide.
Con la progettazione organizzativa, l'azienda sviluppa una “mappa” della propria organizzazione che funge da guida per gli sviluppi futuri.
In questo modo, il design organizzativo può essere costantemente adattato e saldamente radicato nella pratica quotidiana.
Conclusione e prospettive
La progettazione organizzativa non è un programma formale obbligatorio, ma una leva centrale per la sostenibilità futura di ogni azienda. Crea le basi per un'interazione efficace tra le persone e l'organizzazione.
La progettazione organizzativa è più di un semplice argomento tra tanti: è un compito fondamentale della leadership che determina in modo significativo il successo a lungo termine e la capacità di adattamento della vostra azienda.
Cosa cambiereste nella vostra organizzazione se ne aveste la possibilità?
Nel prossimo articolo scoprirete qual’ è la differenza tra la progettazione organizzativa e lo sviluppo organizzativo e perché questa distinzione è importante.
